home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Windows Expert / Windows Expert.iso / business / pacc1.zip / PAW-MAN.TXT < prev    next >
Text File  |  1991-09-13  |  50KB  |  1,092 lines

  1.          ═════════════════════════════════════════════════════════════
  2.               Painless Accounting for Windows 3.0 Table of Contents
  3.          ═════════════════════════════════════════════════════════════
  4.  
  5.          Definition of Shareware.....................................1
  6.          Disclaimer-Agreement........................................1
  7.          Ordering....................................................2
  8.          Support.....................................................2
  9.          System Requirements.........................................3
  10.          Installation................................................3
  11.  
  12.          I.    Files.................................................4
  13.                A) Account............................................4
  14.                B) Client.............................................4
  15.                C) Vendor.............................................5
  16.                D) Product............................................5
  17.                E) Service............................................6
  18.                F) Message............................................6
  19.                G) Identification.....................................7
  20.  
  21.          II.   Ledger................................................7
  22.                A) Enter/Edit Transactions............................8
  23.                B) Account Activity Report............................8
  24.                C) Journal Report.....................................8
  25.                D) Ledger Posting Process.............................8
  26.  
  27.          III.  Checks................................................9
  28.                A) Enter/Edit Checks..................................9
  29.                B) Print Unposted Checks..............................9
  30.                C) Print Checks.......................................9
  31.                D) Check Reconciliation...............................9
  32.                E) Print Check Register..............................10
  33.                F) Check Posting Process.............................10
  34.  
  35.          IV.   Invoices.............................................10
  36.                A) Enter/Edit Invoices...............................11
  37.                B) Enter/Edit Cash Receipts..........................11
  38.                C) Invoices - Print..................................12
  39.                D) Revenue Journal...................................12
  40.                E) Receipts Journal..................................12
  41.                F) Invoice Posting Process...........................12
  42.  
  43.          V.    Reports..............................................13
  44.                A) Trial Balance.....................................13
  45.                B) Balance Sheet.....................................13
  46.                C) Income Statement..................................13
  47.                D) Client Aging......................................13
  48.                E) Client Statements.................................13
  49.                F) Client Labels.....................................13
  50.                G) Client Directory..................................14
  51.                H) Historic Invoice..................................14
  52.                I) Product Listing...................................14
  53.                J) Service Listing...................................14
  54.                K) Message Listing...................................14
  55.                L) Chart of Account Listing..........................14
  56.                M) Vendor Listing....................................14
  57.  
  58.                                   i
  59.  
  60.  
  61.          VI.   Budget...............................................14
  62.                A) Enter/Edit Budget.................................14
  63.                B) Budget Report.....................................15
  64.                C) Actual Report.....................................15
  65.                D) Variance Report...................................15
  66.  
  67.          VII.  Utilities............................................15
  68.                A) Reindex Files.....................................15
  69.                B) File Sizes........................................15
  70.                C) Backup Files......................................15
  71.                D) Restore Files.....................................15
  72.                E) Printer Setup.....................................16
  73.                F) Statement Text....................................16
  74.  
  75.          VIII. Closing..............................................16
  76.                A) Ledger End of Month...............................16
  77.                B) Invoice End of Month..............................16
  78.                C) Ledger End of Year................................16
  79.  
  80.          IX.   Appendix
  81.                A) Convert Painless Accounting 2.5-5.0 Data Files....17
  82.  
  83.  
  84.  
  85.  
  86.  
  87.  
  88.  
  89.  
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.                                   ii
  116.  
  117.          DEFINITION OF SHAREWARE
  118.  
  119.          Shareware distribution gives users a chance to try software
  120.          before buying it.  If you try a Shareware program and
  121.          continue using it, you are expected to register.  Individual
  122.          programs differ on details.  Some request registration while
  123.          others require it, some specify a maximum trial period.  With
  124.          registration, you get anything from the simple right to
  125.          continue using the software to an updated program with
  126.          printed manual.
  127.  
  128.          Copyright laws apply to both Shareware and commercial
  129.          software, and the copyright holder retains all rights, with a
  130.          few specific exceptions as stated below.  Shareware authors
  131.          are accomplished programmers, just like commercial authors,
  132.          and the programs are of comparable quality.  (In both cases,
  133.          there are good programs and bad ones!)  The main difference
  134.          is in the method of distribution.  The author specifically
  135.          grants the right to copy and distribute the software, either
  136.          to all and sundry or to a specific group.  For example, some
  137.          authors require written permission before a commercial disk
  138.          vendor may copy their Shareware.
  139.  
  140.          Shareware is a distribution method, not a type of software.
  141.          You should find software that suits your needs and
  142.          pocketbook, whether it's commercial or Shareware.  The
  143.          Shareware system makes fitting your needs easier, because you
  144.          can try before you buy.  And because the overhead is low,
  145.          prices are low also.  Shareware has the ultimate money-back
  146.          guarantee -- if you don't use the product, you don't pay for
  147.          it.
  148.  
  149.          DISCLAIMER - AGREEMENT
  150.  
  151.          Users of Painless Accounting for Windows must accept this
  152.          disclaimer of warranty:  "Painless Accounting for Windows is
  153.          supplied as is. The author disclaims all warranties,
  154.          expressed or implied, including, without limitation, the
  155.          warranties of merchantability and of fitness for any purpose.
  156.          The author assumes no liability for damages, direct or
  157.          consequential, which may result from the use of Painless
  158.          Accounting for Windows."
  159.  
  160.          Painless Accounting for Windows is a "shareware program" and
  161.          is provided at no charge to the user for evaluation.  Feel
  162.          free to share it with your friends, but please do not give it
  163.          away altered or as part of another system.  The essence of
  164.          "user-supported" software is to provide personal computer
  165.          users with quality software without high prices, and yet to
  166.          provide incentive for programmers to continue to develop new
  167.          products.
  168.  
  169.          If you find this program useful and find that you are using
  170.          Painless Accounting for Windows and continue to use Painless
  171.          Accounting for Windows for a reasonable trial period, you
  172.          must make a registration payment of $99.00 to Painless
  173.          Accounting, Inc.  The $99.00 registration fee will license on
  174.          copy for use on any one computer at any one time, and you
  175.                                   PAGE 1
  176.  
  177.          will receive a printed manual.
  178.          You must treat this software just like a book.  An example is
  179.          that this software may be used by any number of people and
  180.          may be freely moved from one computer location to another, so
  181.          long as there is no possibility of it being used at one
  182.          location while it's being used at another.  Just as a book
  183.          cannot be read by two different persons at the same time.
  184.  
  185.          Commercial users of Painless Accounting for Windows must
  186.          register and pay for their copies of Painless Accounting for
  187.          Windows within 30 days of first use or their license is
  188.          withdrawn. Site-License arrangements may be made by
  189.          contacting Painless Accountng, Inc.
  190.  
  191.          Anyone distributing Painless Accounting for Windows for any
  192.          kind of remuneration must first contact Painless Accounting,
  193.          Inc. at the address below for authorization.  This
  194.          authorization will be automatically granted to distributors
  195.          recognized by the (ASP) as adhering to its guidelines for
  196.          shareware distributors, and such distributors may begin
  197.          offering Painless Accounting for Windows immediately (However
  198.          Painless Accounting, Inc. must still be advised so that the
  199.          distributor can be kept up-to-date with the latest version of
  200.          Painless Accounting for Windows).
  201.  
  202.          You are encouraged to pass a copy of Painless Accounting for
  203.          Windows along to your friends for evaluation.  Please
  204.          encourage them to register their copy if they find that they
  205.          can use it. All registered users will receive a copy of the
  206.          latest version of the Painless Accounting for Windows system,
  207.          and a printed manual.
  208.  
  209.          Painless Accounting, Inc.
  210.          4401 Birdsong
  211.          Plano, TX 75093
  212.  
  213.          ORDERING
  214.  
  215.          If you wish to register Painless Accounting for Windows
  216.          simply print the file REGISTER.TXT and fill in the requested
  217.          information, or call (800)521-9905 anytime.  We can send your
  218.          program COD and we also accept Credit Cards.
  219.  
  220.          As soon as your registration is received you will be sent the
  221.          latest copy of Painless Accounting for Windows, and a printed
  222.          manual.  You will also be notified of any future releases of
  223.          Painless Accounting for Windows, and any new products.
  224.  
  225.          SUPPORT
  226.  
  227.          Telephone Support:
  228.          We provide full technical support for all of our products.
  229.          You may call us Monday thru Friday at (900)88-HELP-8 from
  230.          8am to 5pm CST. The cost of this support is free for the
  231.          first 24 seconds and $2.00 for each additional minute.
  232.  
  233.          BBS Support:
  234.          You can also leave a message on our support BBS, RBBS-PC
  235.                                   PAGE 2
  236.  
  237.          Rbase-5000, operating 24 hours, 7 days a week at
  238.          (214)881-0313.  Minimum baud is 2400. maximum is 38,400 (USR
  239.          Dual Standard 9600 HST).  When you call you will
  240.          automcatically have full access, and there is no charge for
  241.          this system.  This BBS also has a forum for interaction
  242.          between our users.  Please note if you wish to leave a
  243.          message to be answered by Painless Accounting, Inc. you must
  244.          address your message to KENDALL PIERCE.  Kendall Pierce can
  245.          also be reached on CompuServe at User ID: 70337,3337, GEnie
  246.          at User ID: K.PIERCE7, and Delphi at ID: PIERCEK.
  247.  
  248.          SYSTEM REQUIREMENTS
  249.  
  250.          This program requires an IBM PC or IBM compatible computer
  251.          with Windows 3.0.
  252.  
  253.          INSTALLATION
  254.  
  255.          To install Painless Accounting for Windows, put the
  256.          'Setup/Program Disk #1' disk into a floppy drive. If windows 
  257.          is not currently running load it by typing 'WIN'.
  258.          From the windows Program Manager select the 'File' option 
  259.          (Alt+F), then select 'Run' (R). Next type 'X:WINSETUP' (X=the
  260.          floppy drive where you inserted the 'Setup/Program Disk #1,
  261.          either A or B), and press Return. Simply follow the 
  262.          directions on the screen. The program will be automatically
  263.          added to your Program Manager.                                                
  264.                                                                           
  265.                                                                       
  266.                                                 
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.  
  272.  
  273.  
  274.  
  275.  
  276.  
  277.  
  278.  
  279.  
  280.  
  281.  
  282.  
  283.  
  284.  
  285.  
  286.  
  287.  
  288.  
  289.  
  290.  
  291.  
  292.  
  293.                                   PAGE 3
  294.  
  295.          I.   Files
  296.          Under this menu option you have the ability to enter and edit
  297.          your file information. This includes:
  298.            1) Chart of Accounts
  299.            2) Clients
  300.            3) Vendors
  301.            4) Products
  302.            5) Services
  303.            6) Messages
  304.            7) Identification (Your companies information)
  305.  
  306.  
  307.          A) Account File
  308.          Use this option to enter all of your Chart of Accounts. You
  309.          will first be prompted for an account number. This is any
  310.          unique code used to identify a given account. If you want to
  311.          look at all the accounts on file simply select the
  312.          'Browse...' button. A list of all the accounts on file will
  313.          be displayed in a window on the bottom left-hand part of the
  314.          screen. Use the scroll bars to page through the accounts. You
  315.          can paste an account number into the Account File screen by
  316.          first highlighting the desired account number, then double
  317.          clicking on the 'Control Menu Box' of the Account File.
  318.  
  319.          After the account number has been entered, all the
  320.          information associated with this account will be displayed.
  321.          If this  is a new account a blank record will be displayed.
  322.          The account balances will also be displayed as these balances
  323.          are  only updated when the 'Ledger Posting Process' is run.
  324.          You will be able to enter or edit the account name and if
  325.          this  is a new account you will be asked to designate the
  326.          account type. You will then be prompted to confirm that you
  327.          want to save the information. Select 'OK' to save the record,
  328.          or  'Cancel' to cancel your editing.
  329.  
  330.          You can select the 'Delete...' button anytime it is
  331.          highlighted if you wish to delete the account. Selecting the
  332.          'OK'  button will take you directly to the 'Confirm' window,
  333.          without having to press return through each field. When you
  334.          are finished editing the Chart of Accounts simply press the
  335.          'Cancel' button.
  336.  
  337.  
  338.          B) Client File
  339.          Use this option to enter all of your clients. You will first
  340.          be prompted for a client number. This is any unique code used
  341.          to identify a given client. This could be phone, last name,
  342.          etc. If you want to look at all the clients on file simply
  343.          select the 'Browse...' button. A list of all the clients on
  344.          file will be displayed in a window on the bottom left-hand
  345.          part  of the screen. Use the scroll bars to page through the
  346.          clients. You can paste a client number into the Client File
  347.          screen by first highlighting the desired client number, then
  348.          double clicking on the 'Control Menu Box' of the Client
  349.          File.
  350.                                   PAGE 4
  351.  
  352.          After the client number has been entered, all the information
  353.          associated with this client will be displayed. If this is a
  354.          new client a blank record will be displayed. The client
  355.          balance will also be displayed. This balance is only updated
  356.          when the 'Invoice Posting Process' is run. You will be able
  357.          to enter or edit the client company name , address, phone
  358.          numbers, etc.. You will then be prompted to confirm that you
  359.          want to save the information. Select 'OK' to save the record,
  360.          or  'Cancel' to cancel your editing.
  361.  
  362.          You can select the 'Delete...' button anytime it is
  363.          highlighted if you wish to delete the client. Selecting the
  364.          'OK'  button will take you directly to the 'Confirm' window,
  365.          without having to press return through each field. When you
  366.          are finished editing the Client File simply press the
  367.          'Cancel' button.
  368.  
  369.  
  370.          C) Vendor File
  371.          Use this option to enter all of your vendors. You will first
  372.          be prompted for a vendor number. This is any unique code used
  373.          to identify a given vendor. This could be phone, last name,
  374.          etc. If you want to look at all the vendors on file  simply
  375.          select the 'Browse...' button. A list of all the vendors on
  376.          file will be displayed in a window on the bottom left-hand
  377.          part of the screen. Use the scroll bars to page through the
  378.          vendors. You can paste a vendor number into the  Vendor File
  379.          screen by first highlighting the desired vendor number, then
  380.          double clicking on the 'Control Menu Box'  of the Vendor
  381.          File.
  382.  
  383.          After the vendor number has been entered, all the information
  384.          associated with this vendor will be displayed. If this is  a
  385.          new vendor a blank record will be displayed. You will be able
  386.          to enter or edit the vendor company name , address,  etc..
  387.          You will then be prompted to confirm that you want to save
  388.          the information. Select 'OK' to save the record, or  'Cancel'
  389.          to cancel your editing.
  390.  
  391.          You can select the 'Delete...' button anytime it is
  392.          highlighted if you wish to delete the vendor. Selecting the
  393.          'OK'  button will take you directly to the 'Confirm' window,
  394.          without having to press return through each field. When you
  395.          are finished editing the Vendor File simply press the
  396.          'Cancel' button.
  397.  
  398.  
  399.          D) Product File
  400.          Use this option to enter all of your products. You will first
  401.          be prompted for a product number. This is any unique code
  402.          used to identify a given product. If you want to look at all
  403.          the products on file simply select the 'Browse...'  button. A
  404.          list of all the products on file will be displayed in a
  405.          window on the bottom left-hand part of the screen. Use  the
  406.                                   PAGE 5
  407.  
  408.          scroll bars to page through the products. You can paste a
  409.          product number into the Product File screen by first
  410.          highlighting the desired product number, then double clicking
  411.          on the 'Control Menu Box' of the Product File.
  412.  
  413.          After the product number has been entered, all the
  414.          information associated with this product will be displayed.
  415.          If this  is a new product a blank record will be displayed.
  416.          You will be able to enter or edit the product description,
  417.          selling price, and onhand units. The onhand units will be
  418.          updated after the 'Invoice Posting Process'. You will then be
  419.          prompted to confirm that you want to save the information.
  420.          Select 'OK' to save the record, or  'Cancel' to cancel your
  421.          editing.
  422.  
  423.          You can select the 'Delete...' button anytime it is
  424.          highlighted if you wish to delete the product. Selecting the
  425.          'OK'  button will take you directly to the 'Confirm' window,
  426.          without having to press return through each field. When you
  427.          are finished editing the Product File simply press the
  428.          'Cancel' button.
  429.  
  430.  
  431.          E) Service File
  432.          Use this option to enter all of your services. You will first
  433.          be prompted for a service number. This is any unique code
  434.          used to identify a given service. If you want to look at all
  435.          the services on file simply select the 'Browse...' button. A
  436.          list of all the services on file will be displayed in a
  437.          window on the bottom left-hand part of the screen. Use the
  438.          scroll  bars to page through the services. You can paste a
  439.          service number into the Service File screen by first
  440.          highlighting  the desired service number, then double
  441.          clicking on the 'Control Menu Box' of the Service File.
  442.  
  443.          After the service number has been entered, all the
  444.          information associated with this service will be displayed.
  445.          If this is  a new service a blank record will be displayed.
  446.          You will be able to enter or edit the service description,
  447.          and selling price. You will then be prompted to confirm you
  448.          want to save the information. Select 'OK' to save the record,
  449.          or 'Cancel' to cancel your editing.
  450.  
  451.          You can select the 'Delete...' button anytime it is
  452.          highlighted if you wish to delete the service. Selecting the
  453.          'OK'  button will take you directly to the 'Confirm' window,
  454.          without having to press return through each field. When you
  455.          are finished editing the Service File simply press the
  456.          'Cancel' button.
  457.  
  458.  
  459.          F) Message File
  460.          Use this option to enter all of your messages. You will first
  461.          be prompted for a message number. This is any unique code
  462.          used to identify a given message. If you want to look at all
  463.                                   PAGE 6
  464.  
  465.          the messages on file simply select the 'Browse...'  button. A
  466.          list of all the messages on file will be displayed in a
  467.          window on the bottom left-hand part of the screen.  Use the
  468.          scroll bars to page through the messages. You can paste a
  469.          message number into the Message File screen by  first
  470.          highlighting the desired message number, then double clicking
  471.          on the 'Control Menu Box' of the Message File.
  472.  
  473.          After the message number has been entered, all the
  474.          information associated with this message will be displayed.
  475.          If  this is a new message a blank record will be displayed.
  476.          You will be able to enter or edit the message description.
  477.          You will then be prompted to confirm you want to save the
  478.          information. Select 'OK' to save the record, or 'Cancel'  to
  479.          cancel your editing.
  480.  
  481.          You can select the 'Delete...' button anytime it is
  482.          highlighted if you wish to delete the message. Selecting the
  483.          'OK'  button will take you directly to the 'Confirm' window,
  484.          without having to press return through each field. When you
  485.          are finished editing the Message File simply press the
  486.          'Cancel' button.
  487.  
  488.  
  489.          G) Identification File
  490.          Use this option to enter your company name, address, phone
  491.          numbers and other important information required for Painless
  492.          Accounting.
  493.  
  494.          First you will need to enter your company name and address,
  495.          along with your phone number, and fax number if applicable.
  496.          Next you have to enter your Cash Account, Revenue,
  497.          Receivable, Sales Tax, and Freight Income account numbers. If
  498.          these account numbers are not on file you will have the
  499.          ability to add them. You can then edit the Last Invoice
  500.          Number used, and Default Sales Tax Rate. Finally answer
  501.          whether you want to enter/edit your Password,  and whether
  502.          you are interfacing with Painless Payroll.
  503.  
  504.          You will then be prompted to confirm you want to save the
  505.          information. Select 'OK' to save the record, or 'Cancel'  to
  506.          cancel your editing.
  507.  
  508.  
  509.          II.  Ledger
  510.          The Ledger is the hub of the Painless Accounting System. All
  511.          information entered through other modules passes through the
  512.          Ledger. For example when you post the 'Invoice' module. A
  513.          Ledger transaction is created with the Code of 'BI', and a
  514.          transaction number consisting of the month and day of the
  515.          posting. ie, MM/DD. This information is held in the Ledger
  516.          until the Ledger is posted, and is then distributed
  517.          throughout the Chart of Accounts and Financial Statements.
  518.  
  519.  
  520.                                   PAGE 7
  521.  
  522.          A) Enter/Edit Ledger Transactions
  523.          Use this option to enter transactions that are not entered in
  524.          the Invoice, or Check modules. You might use this option to
  525.          enter beginning balances, adjustments, or countless other
  526.          transaction types. First you have to enter a Journal Code.
  527.          This can be anything other than 'BI', for example you might
  528.          use AJ for Adjustments. Select the 'Browse...' button to
  529.          display all the Transaction currently on file. You will next
  530.          enter a Transaction Code. This is any unique code that
  531.          identifies this particular transaction. Lastly you must enter
  532.          the date of the transaction.
  533.  
  534.          You will then be able to enter the Chart of Account number
  535.          you wish to debit or credit. If you do not know the  number
  536.          simply select the 'Browse...' button, or if you wish to
  537.          delete an existing line item select the 'Delete...' button.
  538.          If you enter an account that is not on file you will have the
  539.          option to add this account. After an account has been
  540.          entered the account name will be displayed and you will be
  541.          prompted for a description of this line item, followed by
  542.          the debit or credit amount.
  543.  
  544.          Once you have completed the transaction simply select the
  545.          'OK' button. A transaction must be in balance, debit  equal
  546.          credits, before you are able to save a transaction.  Use the
  547.          'Next' and 'Previous' button to move through the line items.
  548.  
  549.  
  550.          B) Ledger Account Activity Report
  551.          This report will print all the activity for any range of
  552.          accounts. This report can be printed for current or
  553.          historical data. This report will print each transaction for
  554.          the specified accounts along with whether they have been
  555.          posted. If the transaction has been posted it will appear on
  556.          the Financial Statements. You can print or display the
  557.          report.
  558.  
  559.  
  560.          C) Ledger Journal Report
  561.          This report will print all the activity for any range of
  562.          journals. This report can be printed for current or
  563.          historical data. This report will print each transaction for
  564.          the specified journals along with whether they have been
  565.          posted. If the transaction has been posted it will appear on
  566.          the Financial Statements. You can print or display the
  567.          report.
  568.  
  569.  
  570.          D) Ledger Posting Process
  571.          The posting process updates the Ledger account balances. Once
  572.          this process has been run, you will not be able to edit the
  573.          transactions. This process will update your Financial
  574.          Statement balances.  You will first be asked to verify that
  575.          you wish to run this process, then you will be asked to
  576.          select the month you  want to post. For example, if you enter
  577.                                   PAGE 8
  578.  
  579.          'January' only transactions with a date of 01/DD/YY will be
  580.          posted.
  581.  
  582.  
  583.          III. Checks
  584.          Use this option to enter all your checking information. This
  585.          option also allows you to perform a check reconciliation on
  586.          all information entered into Painless Accounting.
  587.  
  588.  
  589.          A) Enter/Edit Checks
  590.          This option allows you to enter computer or manual checks.
  591.          Computer checks are checks that will be printed by Painless
  592.          Accounting and manual checks are hand written checks.
  593.  
  594.          You will first be asked to enter a transaction number.  This
  595.          is any unique number that identifies a given check. If you
  596.          wish to edit a previously entered check and are not sure of
  597.          the transaction number you can select the  'Browse...'
  598.          button. You will then be able to enter the check number,
  599.          check date, check amount, vendor code, check type, and check
  600.          memo. If the vendor code is found on file the vendor address
  601.          will automatically be displayed, if the code is not on file
  602.          or if the code is left blank you can enter any address you
  603.          wish. If you are unsure of a vendor code you can select the
  604.          'Browse...' button and all vendors currently on file will be
  605.          displayed. You must then distribute the check. You can
  606.          distribute the amount into a maximum of four accounts. Simply
  607.          enter the Chart of Account number and the description will
  608.          automatically be displayed. You must then enter the amount
  609.          that is to be distributed to the account. After you have
  610.          completed the distribution (the distribution must equal the
  611.          check amount) you can select the 'OK' button.
  612.  
  613.          When you have entered all your check information simply
  614.          select the 'Cancel' button.
  615.  
  616.  
  617.          B) Print Unposted Checks
  618.          This option will print all checks entered since your last
  619.          'Check Posting'. This is a one line summary report showing
  620.          the check amount and the payto for each check. You may
  621.          display or print this report.
  622.  
  623.  
  624.          C) Print Checks
  625.          This option allows you to print all your 'Computer' checks.
  626.          You will first be asked if you wish to re-print your checks.
  627.          If you answer 'Yes' you will be prompted to enter the
  628.          starting and ending check numbers to re-print. You will then
  629.          be prompted to enter the starting check number to print.
  630.  
  631.  
  632.          D) Check Reconciliation
  633.          This option allows you to reconcile your checkbook. This has
  634.                                   PAGE 9
  635.  
  636.          no effect on your actual checking account balance. First you
  637.          will be prompted to enter the bank balance. This is the
  638.          balance from the bank statement you receive from your bank.
  639.          The checkbook balance displayed on the screen will be taken
  640.          from your checking account balance in the Ledger. This will
  641.          only include transactions that have been posted to this
  642.          checking account. After your bank balance has been entered,
  643.          all checks written through the checks option that have been
  644.          posted will be displayed on the screen. It will also display
  645.          any receipts you have received through the cash receipts and
  646.          invoice options. Remember these checks and deposits are only
  647.          displayed if they have been posted. You can now select the
  648.          appropriate button at the bottom of the screen for each
  649.          transaction listed. Select 'Cleared' if the check has cleared
  650.          your bank.
  651.  
  652.          You also have the option to enter other deposits and
  653.          miscellaneous charges. After you have completed the
  654.          reconciliation, select the 'OK' button and a reconciliation
  655.          report will be displayed on the screen. You can then will
  656.          have the option to print a detailed reconciliation report,
  657.          and purge the check file. If you purge the check file all
  658.          'Cleared' checks will be deleted from the file. These deleted
  659.          checks will be moved to the Historical Check file.
  660.  
  661.  
  662.          E) Check Register
  663.          This option allows you to print a current or historical check
  664.          register journal. It will print the check number, payto name,
  665.          and check amount. and whether the check has cleared. It will
  666.          also give you a total of all outstanding checks. This report
  667.          can be displayed or printed.
  668.  
  669.  
  670.          F) Check Posting Process
  671.          This process will post all check information entered through
  672.          the 'Check' module. Be sure to make a backup of your data
  673.          files before running this process. This process will erase
  674.          all the check detail information and put it in the posted
  675.          check file. It will stay in the posted check file until you
  676.          reconcile and purge the check file. This process can only be
  677.          run if all computer checks have been printed.
  678.  
  679.          A summary of all debits and credits will be sent to the
  680.          ledger. This summary may be viewed  and edited in the Ledger,
  681.          by entering 'CK' for the journal codes and the date as the
  682.          transaction number. For example, if you posted on January 1,
  683.          enter 01/01 as the transaction number.
  684.  
  685.  
  686.          IV.   Invoices
  687.          This option allows you to enter invoices and cash receipts
  688.          for clients. You can also print reports from this
  689.          information.
  690.  
  691.                                   PAGE 10
  692.  
  693.  
  694.          A) Enter/Edit Invoices
  695.          This option allows you to enter and edit invoices to clients.
  696.          First you will be prompted for an invoice number. The next
  697.          available invoice number will be defaulted. If you wish to
  698.          enter a different number simply type over the displayed
  699.          invoice number. To see list of all invoices currently on file
  700.          simply select the 'Browse...' button. To close the browse
  701.          window double click on the Control Menu Box.
  702.  
  703.          If the invoice number entered is already on file the invoice
  704.          will be displayed for editing (otherwise a blank invoice will
  705.          be display). Next you will be asked to enter the client code.
  706.          If you are unsure of a client's code, simply select the
  707.          'Browse...' button and all the clients currently on file will
  708.          be displayed. To close the browse window, double click on the
  709.          Control Menu Box. After the client code has been entered the
  710.          client's address will be displayed. If the client is not on
  711.          file you will have the option of adding the client.
  712.  
  713.          You will then be prompted for the invoice date, invoice due
  714.          date and po/reference number. Simply enter the desired
  715.          information. After this information is entered you will be in
  716.          the body of the invoice. You will be prompted for a product,
  717.          service, or message code. Simply enter the desired code, (if
  718.          you are unsure of a code, select the 'Browse...' button). If
  719.          the code is not on file you will have the option of adding
  720.          the code. The codes description, etc will be displayed. You
  721.          can accept the description by pressing return or you may edit
  722.          the description. If the code is a service or product you must
  723.          enter whether it is taxable, the quantity, and the selling
  724.          price. The extended price will automatically be calculated.
  725.          You can use the 'Delete' button to delete a line item and the
  726.          'Next' and 'Previous' buttons to move from one line item to
  727.          another.
  728.  
  729.          When you have entered all the line items select the button
  730.          'OK'. You will then be able to edit the sales tax, freight
  731.          amount, and the amount paid. A window will then appear asking
  732.          for the invoice description. This is the description that
  733.          will appear on the clients statement.
  734.  
  735.          Finally, you will have the option to print the invoice. If
  736.          you choose to print the invoice you can print it on plain
  737.          paper or preprinted forms. Preprinted invoice forms are
  738.          available from Painless Accounting, Inc.. Select the 'Cancel'
  739.          button when you have completed entering your invoices.
  740.  
  741.  
  742.          B) Enter/Edit Cash Receipts
  743.          This option allows you to enter and edit cash receipts from
  744.          clients. Use this option when you receive payment from a
  745.          client for an invoice entered through 'Enter/Edit Invoices'.
  746.          You will first be asked for a transaction number. This is a
  747.          unique number used to identify a given transaction. The next
  748.                                   PAGE 11
  749.  
  750.          available transaction number will be defaulted. If you wish
  751.          to enter a different number simply type over the displayed
  752.          transaction number. To see a list of all transactions
  753.          currently on file simply select the 'Browse...' button. To
  754.          close the browse window, double click on the Control Menu
  755.          Box.
  756.  
  757.          If the transaction number entered is already on file the
  758.          transaction will be displayed for editing, otherwise a blank
  759.          transaction will be displayed. Next you will be asked to
  760.          enter the client code, (if you are unsure of a client's code,
  761.          simply select the 'Browse...' button and all the clients
  762.          currently on file will be displayed). To close the browse
  763.          window double click on the Control Menu Box. After the client
  764.          code has been entered the client's address will be displayed.
  765.          You will then be prompted for the transaction date, and
  766.          invoice number. The invoice number is the number of the
  767.          invoice entered in 'Enter/Edit Invoices' which the client is
  768.          paying. If you are unsure of the invoice number you can
  769.          select the 'Browse...' button. You will then be asked to
  770.          enter the amount paid and the payment description. The
  771.          description is the description that will appear on the
  772.          client's statement.
  773.  
  774.  
  775.          C) Invoice - Print
  776.          This option allows you to print or reprint a range of
  777.          invoices. You will first be asked if you want to reprint
  778.          invoices. If you answer 'Yes', only invoices that have been
  779.          printed will be printed. You will then have the option of
  780.          specifying the range of invoices you wish to print. You will
  781.          then be asked whether you wish to print on plain paper or
  782.          preprinted forms. Preprinted forms are available from
  783.          Painless Accounting, Inc. You can display or print the
  784.          invoices you have selected.
  785.  
  786.  
  787.          D) Revenue Journal
  788.          This option will print a revenue journal showing all the
  789.          invoices entered since your last 'Invoice Posting', along
  790.          with the amount paid and the balance owed on each invoice.
  791.  
  792.  
  793.          E) Receipts Journal
  794.          This option will print a cash receipts journal showing all
  795.          the cash receipts entered since your last 'Invoice Posting'.
  796.  
  797.  
  798.          F) Invoice Posting
  799.          This process will post all your invoice and cash receipt
  800.          information to the Ledger, and it will also update the client
  801.          balances. Be sure to print all invoices and journals and make
  802.          a backup before running this process. Once this  process is
  803.          run you will not be able to edit any invoices that were
  804.          posted. You have the option of not posting  unprinted
  805.                                   PAGE 12
  806.  
  807.          invoices. A summary of all debits and credits will be sent to
  808.          the ledger. This summary may be viewed in the Ledger, by
  809.          entering 'BI' for the journal codes and the date as the
  810.          transaction number. For example, if you posted on January 1,
  811.          enter 01/01 as the transaction number
  812.  
  813.  
  814.          V.    Reports
  815.          This option contains many reports ranging from Financial
  816.          Statements, Clients Statements, to Product Listings. All
  817.          reports can be displayed or printed.
  818.  
  819.  
  820.          A) Trial Balance
  821.          This report will print all the accounts currently in your
  822.          Chart of Accounts. It will print the accounts beginning
  823.          balance, this month's balance, and the current balance. These
  824.          balances are updated only during Ledger Posting and  Ledger
  825.          End of Month processes.
  826.  
  827.  
  828.          B) Balance Sheet
  829.          This report will print all assets , liabilities, and
  830.          equity/capital accounts, along with their balances. It will
  831.          print the accounts beginning balance, this month's balance,
  832.          and the current balance. These balances are updated only
  833.          during  Ledger Posting and Ledger End of Month processes.
  834.  
  835.  
  836.          C) Income Statement
  837.          This report will print all revenue and expense accounts;
  838.          along with their balances. It will print the accounts
  839.          beginning balance, this month's balance, and the current
  840.          balance. These balances are updated only during Ledger
  841.          Posting and Ledger End of Month processes.
  842.  
  843.  
  844.          D) Client Aging
  845.          This report will print all the open invoices and payments to
  846.          all clients. The items will be aged by date and printed in
  847.          the appropriate columns. Totals for each client and a grand
  848.          total will also be printed.
  849.  
  850.  
  851.          E) Client Statements
  852.          This option will print statements for a range of clients.
  853.          These statements are reminders that can be send to clients
  854.          showing their current account balance. Statements can be
  855.          printed to plain paper or to pre-printed forms available
  856.          from Painless Accounting, Inc..
  857.  
  858.  
  859.          F) Client Labels
  860.          This option will print mailing labels for a range of clients.
  861.          These labels can be printed on standard 6 line or 9 line
  862.                                   PAGE 13
  863.  
  864.          labels.
  865.  
  866.  
  867.          G) Client Directory
  868.          This option will print all information entered for each
  869.          client on file. This information includes, name, address,
  870.          phone, comments, etc.
  871.  
  872.  
  873.          H) Historical Invoice
  874.          This option will print each line item entered under the
  875.          'Invoice' module for a range of clients. This report is
  876.          updated when you answer 'Yes' to Update Historical Invoice
  877.          File during the Invoice Posting Process.
  878.  
  879.  
  880.          I) Product Listing
  881.          This option will print a range of products currently on file,
  882.          along with the description selling price.
  883.  
  884.  
  885.          J) Service Listing
  886.          This option will print a range of services currently on file,
  887.          along with the description and selling price.
  888.  
  889.  
  890.          K) Message Listing
  891.          This option will print a range of messages currently on file,
  892.          along with the description.
  893.  
  894.  
  895.          L) Chart of Accounts Listing
  896.          This option will print all the accounts current on file,
  897.          along with the description, and account type
  898.  
  899.  
  900.          M) Vendor Listing
  901.          This option will print a range of vendors currently on file,
  902.          along with their address, and phone numbers.
  903.  
  904.  
  905.          VI.   Budget
  906.          This option allows you to enter and edit your budget figures
  907.          and print actual and variance reports from this information
  908.  
  909.  
  910.          A) Enter/Edit Budget
  911.          This option allows you to enter and edit your budget figures.
  912.          Simply highlight the desired period and account and type in
  913.          the desired budget amount. Use the Control Menu Box to close
  914.          the budget window when you are finished.
  915.  
  916.  
  917.          B) Budget Report
  918.          This option will print all the budget figures you have
  919.                                   PAGE 14
  920.  
  921.          entered for your revenue and expense accounts. You may
  922.          display or print this report
  923.  
  924.  
  925.          C) Actual Report
  926.          This option will print all the actual balances for your
  927.          expense and revenue accounts. You may display or print this
  928.          report
  929.  
  930.  
  931.          D) Variance Report
  932.          This report will print all the budget and actual balance for
  933.          your expense and revenue accounts, along with a variance
  934.          between the two. You may display or print this report.
  935.  
  936.  
  937.          VII.  Utilities
  938.          This option allows you to perform several miscellaneous
  939.          utility functions. The options found under this option are:
  940.            1) Reindex Files
  941.            2) File Sizes
  942.            3) Backup Files
  943.            4) Restore Files
  944.            5) Printer Setup
  945.            6) Statement Text
  946.  
  947.  
  948.          A) Reindex Files
  949.          This option will reindex and pack all your data files. This
  950.          option will recreate all your index files, and possibly free
  951.          disk space. For example, if you delete an invoice, the
  952.          invoice record is not physically removed from the file, it is
  953.          simply marked for deletion. Reindexing will remove this
  954.          record from the file and free up the disk space used by this
  955.          record.
  956.  
  957.  
  958.          B) File Sizes
  959.          This option will display the amount of records contained in
  960.          each of your data files.
  961.  
  962.  
  963.          C) Backup Files
  964.          This option allows you to backup all your .DBF files to
  965.          either a floppy or to your hard disk. You will be prompted to
  966.          select the drive. All data will be backed up to the root
  967.          directory of the drive selected.
  968.  
  969.  
  970.          D) Restore Files
  971.          This option allows you to restore your DBF files that were
  972.          backed up using the 'Backup Files' option. Simply select the
  973.          drive that contains the data files. The data will be
  974.          automatically restored into your Painless Accounting
  975.          directory.
  976.                                   PAGE 15
  977.  
  978.  
  979.          E) Printer Setup
  980.          This option allows you to select the type of printer you are
  981.          using. Simply highlight the type of printer that is connected
  982.          to your computer and then select the 'Select' button. If you
  983.          wish to exit the process simply select the  'Cancel' button.
  984.  
  985.  
  986.          F) Statement Text
  987.          This option allows you to enter text that will appear at the
  988.          bottom of your client statements. For example if your clients
  989.          statement is 31-60 days overdue, the text found in '31-60
  990.          days' will automatically be printed at the bottom of  the
  991.          clients statement.
  992.  
  993.  
  994.          VIII. Closing
  995.          This routine contains option that are to be run at the end of
  996.          the accounting period. You can run these options at any time
  997.          and as often as you wish. You can be on a calendar or a
  998.          physical accounting cycle
  999.  
  1000.  
  1001.          A) Ledger End of Month
  1002.          This option will remove all items in the Ledger that have
  1003.          been posted, (have a 'P' next to them on the Ledger reports).
  1004.          These amounts will be added to the beginning balances in the
  1005.          chart of accounts and this months balances  will be reset to
  1006.          zero. You will be prompted to confirm that you want to run
  1007.          this process. Next, you have the option to have the data
  1008.          placed  into historical files. If you place the data into the
  1009.          historical files, you can print reports from this data at a
  1010.          later time.
  1011.  
  1012.  
  1013.          B) Invoice End of Month
  1014.          This option will simply match up invoices and payments. If
  1015.          the balance of a given invoice is zero, then all the
  1016.          transactions for that invoice will be removed from the file.
  1017.          For example, if you have invoice 208 for $250.00 and a
  1018.          payment to invoice 208 for $250.00, both transactions will be
  1019.          removed from the file. Once these items are removed  from the
  1020.          file they will no longer appear on the Client Aging and
  1021.          Client Statements
  1022.  
  1023.  
  1024.          C) Ledger End of Year
  1025.          This option will clear all revenue and expense accounts and
  1026.          place the balance into your profit -and-loss account. You
  1027.          will be prompted if you wish to purge the Ledger Historical
  1028.          File, Check Historical File, Invoice Historical Files,  and
  1029.          if you would like to zero your budget figures.  You will then
  1030.          be asked for your profit-and-loss account. This must be a
  1031.          capital account.
  1032.  
  1033.                                   PAGE 16
  1034.  
  1035.          IX.   Appendix
  1036.  
  1037.          A) Converting Painless Accounting 2.5-50 Data Files.
  1038.          To convert data in previous versions of Painless Accounting
  1039.          to Painless Accounting for Windows, simply press (Alt+U)  
  1040.          from the Main Menu of Painless Accounting for Windows.
  1041.  
  1042.          You will be prompted for the drive and directory of your   
  1043.          old Painless Accounting data files. These are the files    
  1044.          you wish to convert into Painless Accounting for Windows.   
  1045.                                                                           
  1046.          You must post all your Invoices, Receivables, and Payables 
  1047.          from the old data files before running this routine.                                     
  1048.                                                                                
  1049.                                                     
  1050.  
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.  
  1062.  
  1063.  
  1064.  
  1065.  
  1066.  
  1067.  
  1068.  
  1069.  
  1070.  
  1071.  
  1072.  
  1073.  
  1074.  
  1075.  
  1076.  
  1077.  
  1078.  
  1079.  
  1080.  
  1081.  
  1082.  
  1083.  
  1084.  
  1085.  
  1086.  
  1087.  
  1088.  
  1089.  
  1090.                                   PAGE 17
  1091.  
  1092.